隨著業務的發展和企業網絡信息化建設的必要，企業管理層逐步意識到傳統辦公外存在很多問題：
傳統辦公現狀：
傳統辦公事件工做的繁瑣、反復勞動和檢索不便。
使用紙量文件，構成大量時間、紙馳和耗材的浪費，效率低下。
消息流轉不暢通構成很高的溝通本錢，效率低。
使命分配的不明確，導致責任不明確，缺少協做和反饋。
員工的經驗和知識缺乏積累，提供一個共享的平臺，使得企業迅速提升。
缺乏依照構成帶領層的決策困難。
為解決上述問題，企業急需正在內部建立一個知識共享的辦公平臺，通過消息公布、電子郵件、手機短信、正在線接洽等手段，增強員工之間的溝通協做、文檔及知識流的共享、工作流程的審批以及企業文化的營制，片面提升和劣化消息化的服務威力和使用水平。
企業的業務正在不斷拓展，企業的規模正在不斷擴充，要求做為高層管理決策層的辦公活動正在效率和管理科學性方面無進一步的改善和提高。比方目前辦公活動外涉及的消息（包括公文、各種數據資料等），正常是基于紙量載體的，消息傳遞慢，查詢困難，共享不迭時，構成辦公效率低。又如上級單位下發，各部分、各項目上報的定期或不定期數據資料消息量大且繁鎖，單靠人工來進行那些消息的網絡、匯分、統計、綜合十分困難，正在精確性方面難以包管，從而影響帶領決策的科學性。因此，當依照先進的消息從事技術，從本質上改善辦公狀況和條件，使企業的管理水平無量的奔騰。
采用OA辦公自動化系統的管理手段，使辦公效率極大的提高，基本實現公文、簽報和審批等電子化，大量減少辦專用紙數量，從而低落管理本錢。
通過OA知識管理體系，企業員工正在內部網長學習到管理規范，各部分工做流程、產品知識、客戶及企業合做的知識、各個部分的培訓教材、企業的發展近況和標的指標綜合等。通過圖書館、檔案管理、消息公布、數據核心等有關知識，逐步構成一個資流豐富、內容分類、從題有關、協做互通的知識庫。
通過辦公平臺，將其它體系外各種流程事件融合進來。如財務體系外的用度報銷。同時，OA辦公系統能夠做為同一入口對現有的其它各種業務的綜合查詢。相當于登錄一個系統可以進入多個系統。
OA是Office Automation的縮寫，本意為操縱技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的主動化從事。采用internet/intranet技術，，使企業內部職員便捷快捷地共享消息，高效地協同辦公；改觀以往的工作繁瑣、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的消息搜索、消息從事，為企業的管理和決策提供科學的依照。一個企業實現辦公主動化的水平也是衡量實在現當代化管理的尺度。OA從最初的以大規模采用復印機等辦公設施為標記的低級階段，發展到昨天的以使用網絡和計算機為標記的現階段，對企業辦公方式的改觀和效率的提高起到了踴躍的促進做用。
OA軟件從事企業的一樣平常管理規范化、增添企業的可控性、提高企業運行的效率的基本問題，范疇涉及一樣平常行政管理、各種事項的審批、辦公資流的管理、多人多部分的協同辦公、以及各種消息的溝通取傳遞。能夠概括的說，OA軟件逾越了生產、銷售、財務等具體的業務范疇，更集外具體到很多行業都能用的上關切于企業一樣平常辦公的效率和可控性，是企業提高整體運行速度不可缺少的軟件東西。
辦公自動化系統不僅是分身個人辦公效率的提高，更重要的是能夠實現群體協同辦公。協同工做象征要進行動靜的交流，辦公的和諧。由于網絡的具無，那類交流取和諧簡直能夠正在片刻完成，而且不必擔心對方能否正在電話機閣下或能否無傳真機可用。辦公自動化系統能夠和一個企業的業務結合的非常緊密，致使是定制的。因此能夠將諸多消息收羅、查詢、統計等功效取具體業務密切接洽關系。操做職員只須點擊一個按鈕就能夠得到想要的信息，從而極大得便捷了企業帶領的管理和決策。
比方咱們的一家客戶金融危機前，生意訂單很好，基本上是處于訂單做不完，每年上臺階的無愁無慮的企業快捷發展階段。老分講他們從創業開始到金融危機前，簡直沒無逢到過什么困難。但是就是忙，忙的連內部管理也沒時間去疏理。一切還是按傳統的辦法來管理企業。只要是企業正在運營，那就是什么企業管理的好方式也不會引入。但是金融危機產生后，突然發現原來的本錢如此高？原來的浪費如此嚴重？原來無庫存的東西還正在采購，無份客戶的合同果秘書告假而沒人實時呈報處分，喪掉了一單利潤的生意...原來的管理如此掉隊，企業順風順水時看不出來，一逢到危害和困難就變得如此不堪一擊！正在咱們給介紹完咱們的管理軟件的價值和做用時，他們感想太好啦，企業里出現的很多方面問題，都可通過引入信息化建設。
引入辦公自動化，跟傳統的辦公相比優點在于：
第一、極大地提高工作效率,不用拿著各種文件,申請,單據在各部門跑來跑去,等候審批,簽字,蓋章.這些都可在網絡上進行。
第二、節省運營成本（包括時間和紙張）。
第三、規范單位管理:把一些彈性太大不夠規范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽,計劃日志,用款報銷等工作流程審批都可在網上進行。
第四、提高企業競爭力,凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺.無疑,企事業的單位的內部的凝聚力將大大增強。
第五、使決策變得迅速科學:高層決策不再是不了解情況,缺乏數據的環境下拍腦袋的事,而是以數據和真相為依據做出的科學的決策
